Vergaderen is noodzakelijk. Maar er gaat ook veel tijd verloren. Verslagen laten vaak lang op zich wachten waardoor besproken acties niet altijd meteen worden doorgevoerd. Papierloos vergaderen betekent meer voor de organisatie dan besparen op printkosten alleen. Nog snel even de laatste versie van een document kopiëren voor de vergadering hoeft niet meer. Deelnemers aan de vergadering beschikken automatisch over de juiste informatie. En gebruik je bijvoorbeeld al online software als Basecamp dan houd je ook meteen het projectmanagement up-to-date.

Waarom een iPad?

Met een laptop of notebook kun je ook papierloos vergaderen. Maar het scherm van een laptop leest niet gemakkelijk. Gezichten blijven verscholen achter datzelfde scherm. Met een iPad zijn deze nadelen er niet. Bladeren in documenten gaat bijna net zo intuïtief als bladeren door een pak papier. Zoeken binnen documenten is zelfs nog eenvoudiger dan zoeken in de papieren versie. Een tablet van een ander merk kan natuurlijk ook. Over het algemeen worden deze echter nog steeds als minder gebruiksvriendelijk beschouwd dan de tablet van Apple.

Weinig nodig

Papierloos vergaderen is eenvoudig in te voeren. Behalve een iPad met internet is er niet veel voor nodig. Toegang tot het internet kan met wifi of door middel van een abonnement voor mobiel internet. Verder is er een app nodig om de documenten te lezen en aantekeningen te maken. iAnnotate PDF of GoodReader zijn daarvoor zeer geschikt en worden goed beoordeeld. Voor de notulist is Whitenote een goede oplossing. Met een Dropbox account heeft iedereen de juiste documenten tot zijn beschikking. Genoemde apps zijn eenvoudig te koppelen aan Dropbox. Voor de vergadering zorg je ervoor dat alle documenten in de gezamenlijke Dropbox staan. De agenda zet je hierin ook online. Na afloop is het verslag direct beschikbaar voor iedereen. iAnnotate kost €7,99, GoodReader €3,99 en voor Whitenote betaal je €2,99. Dropbox is gratis tot 2Gb opslag.

Haal meer uit een vergadering

Met de iPad ben je tijdens de vergadering online. Gebruik je al online software als Basecamp en Yammer? Dan zijn veranderde documenten, aangepaste deadlines en taken direct voor iedereen binnen de organisatie zichtbaar. De iPad beschikt daarnaast over Facetime wat videoconferencing mogelijk maakt.

Productief vergaderen

Om een vergadering goed te leiden zijn regels nodig. Dit geldt ook voor vergaderen met een iPad. Geluiden van apparaten worden als storend ervaren. Zet daarom het geluid van de tablet uit. Een iPad is een geweldige gadget met veel mogelijkheden maar leidt daardoor snel af. Een efficiënte vergadering vereist aandacht van deelnemers. Maak afspraken over mailen, surfen op het internet, twitteren en dergelijke.

Aan de slag

Overstappen naar papierloos vergaderen is niet moeilijk maar neem wel de tijd. Behalve een iPad voor de gebruikers vraagt het ook inzet. Wil je meer handige tips om nog slimmer te werken, dan helpt onze Academy je graag verder op weg.